「また議事録作成か……。録音を聞き直すだけ2時間もかかるなんて、本当に生産的じゃないな」
毎日のように行われる会議の後、デスクに戻ってボイスレコーダーのデータをPCに移しながら、こっそりとため息をついた経験はありませんか？
会議中の発言を一字一句逃さず記録しようと必死になり、肝心の議論に参加できなかったり、録音データの雑音に悩まされたりと、議事録作成はビジネスパーソンにとって最も時間を奪う「見えないコスト」の一つです。
多くの人が「もっと効率よく終わらせたい」「AIに丸投げできたらどれほど楽だろう」と切実に願っているのではないでしょうか。
そんな中で現れたのが、Googleが開発した最新のAIリサーチツール、NotebookLMです。
このツールを使えば、面倒だった議事録作成の常識が根底から覆るかもしれません。
単に音声を文字にするだけでなく、配布されたPDF資料やスライドの内容まで理解し、それらを統合して「要点の整理」や「ネクストアクションの抽出」まで行ってくれるからです。
しかし、実際に導入しようとすると、
「日本語でもちゃんと使えるの？」
「音声ファイルの読み込みでエラーが出たらどうすればいい？」
「会社のアカウントで使って情報漏洩しない？」
といった、新たな疑問や壁にぶつかることも事実です。
僕自身も最初は、ブラウザ版ではなくアプリを探して迷子になったり、要約の精度が上がらずに試行錯誤したりと、スムーズに使いこなせるようになるまでには少し時間がかかりました。
この記事では、NotebookLMを活用して議事録作成を劇的に効率化し、残業時間を減らすための方法を、実体験と検証結果を交えて徹底的に解説します。
基本的なファイルのアップロード手順から、AIの回答精度を高めるための具体的なプロンプト（指示出し）、さらには他ツールと連携させた「最強の時短フロー」まで、余すところなくお伝えします。
この記事を読み終える頃には、あなたも「議事録はAIと作るもの」という新しいワークスタイルを自信を持って実践できるようになっているはずです。
この記事で得られること
- 音声データと会議資料を組み合わせて、人間以上の精度で議事録を作る手順
- 「誰が話したかわからない」というNotebookLMの弱点を補う具体的なテクニック
- 企業でも安心して導入するためのセキュリティ仕様と、ファイル制限への対策
- CLOVA Noteなどの他ツールと連携させて、議事録作成時間を半分以下にするフロー
NotebookLMの使い方と議事録作成の基礎
まずは、NotebookLMを使って議事録を作成するための基本的な操作方法から詳しく見ていきましょう。多くの人が誤解しているのが、NotebookLMは「単なる高性能な文字起こしツールではない」という点です。このAIの本質は、ユーザーがアップロードした「資料」と「音声」を同時に読み込み、それらを脳内でリンクさせて理解する「思考パートナー」としての能力にあります。ここでは、その能力を最大限に引き出すために、データを正しく読み込ませ、使える議事録として出力させるまでの基礎ステップを徹底解説します。
音声録音データをアップロードする手順
NotebookLMで議事録を作成する最初のステップは、会議の現場で録音した音声データを「ソース（情報源）」としてAIに渡すことです。手順は非常にシンプルですが、いくつかの重要なポイントを押さえておくことで、後の処理精度が大きく変わります。
まず、パソコンのブラウザ（Google Chrome推奨）からNotebookLMの公式サイトにアクセスし、「新しいノートブック」を作成します。画面左側にある「ソースを追加」というプラスマークのアイコンをクリックすると、アップロードメニューが表示されます。ここで「音声」を選択し、手持ちの録音ファイルをドラッグ＆ドロップしてください。
対応している音声フォーマットは、一般的なMP3やWAVに加え、AACやM4Aなどもサポートされています。アップロードが開始されると、AIはバックグラウンドで音声データの解析と文字起こし（トランスクリプト作成）を自動的に開始します。この処理スピードは驚くほど速く、1時間の会議データでも数分程度で読み込みが完了することが多いです。
重要なのは、NotebookLM自体には「録音機能」がついていないという点です。Web会議ツール（ZoomやGoogle Meet）の録画データから音声を抽出したり、ICレコーダーやスマートフォンのボイスメモアプリであらかじめ録音しておいたファイルを用意する必要があります。「会議が始まってからNotebookLMを開いて録音ボタンを探す」という失敗をしないよう、事前の準備が不可欠です。
公式情報の確認
サポートされているファイル形式やアップロードの上限に関する最新情報は、以下のGoogle公式ヘルプページで確認できます。
（出典：Google『NotebookLM ヘルプ – ソースをアップロードする』https://support.google.com/notebooklm/answer/16215270?hl=ja）
PDF資料と連携して要約を作成する方法
NotebookLMが他の議事録作成ツールやAIチャットボットと決定的に異なる最強の武器、それは「音声データだけでなく、配布資料やアジェンダも同時に読み込んで理解できる」というマルチモーダル機能です。これを活用しない手はありません。
例えば、会議中に誰かが「このスライドのグラフを見てください、右肩上がりですよね」と発言したとします。音声だけの文字起こしでは、「このグラフ」が何を指しているのか全くわかりません。しかし、その会議で使用されたプレゼン資料（PDF）や、事前に共有された議題（Wordドキュメント）を同じノートブックに追加しておくと、NotebookLMはそれらの資料の中身も「目」で見るように参照します。
これにより、AIは「音声データの『このグラフ』という発言は、同時にアップロードされたPDF資料の10ページ目にある売上推移グラフのことを指している」と文脈を補完して理解することができるのです。結果として、「売上推移グラフに基づき、業績が好調であることが報告された」といった、具体的で精度の高い議事録が生成されます。
やり方は簡単で、音声ファイルをアップロードしたのと同じ「ソース」エリアに、PDFやGoogleドキュメント、テキストファイルなどを追加でドラッグ＆ドロップするだけです。資料は最大50個まで追加できるため（無料版の制限内）、関連する過去の議事録や補足資料もまとめて読ませておくと、AIの背景知識が深まり、より的確な要約が期待できます。
成功のコツ
「音声だけ」で頑張らせるのではなく、「音声＋資料」のセットで読み込ませること。これがNotebookLMで質の高い議事録を作るための鉄則です。
話者識別できない弱点を補う文字起こし術
非常に高性能なNotebookLMですが、議事録作成において一つだけ明確な弱点があります。それは、現時点では「話者の識別（ダイアライゼーション）」が苦手だという点です。
ZoomやTeamsの自動字幕、あるいはCLOVA Noteのような専用ツールでは、「Aさん：こんにちは」「Bさん：はじめまして」といった具合に、声紋判定で発言者を自動的にタグ付けしてくれます。しかし、NotebookLMに音声ファイルを直接読ませた場合、生成される内部の文字起こしデータには明確な話者ラベルが付与されないことが多く、単にテキストが羅列された状態になりがちです。
そのため、そのまま「議事録を作って」と指示すると、「参加者は〜と述べた」「別の参加者が〜と反論した」といった、主語が曖昧な要約になってしまうことがあります。誰が発言したかが重要な人事評価会議や、責任の所在を明確にすべきプロジェクト会議では、これでは不十分です。
| ツール | 話者識別の精度 | 議事録作成の向き不向き |
|---|---|---|
| NotebookLM | 苦手（自動識別なし） | 文脈理解・要約・資料との照合に特化 |
| CLOVA Note | 得意（声紋で区別） | 発言録・文字起こしの正確性に特化 |
この弱点を補い、完璧な議事録を作るための解決策として僕が実践しているのが、「外部ツールで作成した話者名入りのテキストログを読ませる」という方法です。
具体的には、まずCLOVA NoteやWordのディクテーション機能を使って録音・文字起こしを行い、そこで「話者1」を「田中部長」のように修正しておきます。そのテキストデータをダウンロードし、テキストファイル（.txt）としてNotebookLMにアップロードするのです。こうすれば、NotebookLMは「田中部長：〜」というテキスト情報をソースとして認識できるため、「田中部長が予算案を承認した」という正確な主語付きの議事録を作成できるようになります。
日本語プロンプトで精度を高めるコツ
ソースデータの準備が整ったら、いよいよAIに指示（プロンプト）を出して議事録を書かせます。ここで初心者が陥りがちなのが、「議事録を作ってください」という一言だけで済ませてしまうことです。これでは、AIは何を重要視すべきかわからず、漠然とした全体要約しか出力してくれません。
ビジネスの現場でそのまま使えるレベルのアウトプットを引き出すためには、「役割」「目的」「出力形式」を明確に指定したプロンプトを入力する必要があります。僕が普段使用している、効果実証済みのプロンプト構成をご紹介しましょう。
1. 役割を与える
まず、「あなたは優秀なプロジェクトマネージャーです」や「プロの書記として振る舞ってください」と役割を定義します。これにより、AIの回答のトーンや視点がビジネスライクに調整されます。
2. 項目を具体的に指定する
次に、出力してほしい項目を箇条書きで指示します。特に「決定事項」と「ネクストアクション（ToDo）」は必須です。
おすすめのプロンプト例
「アップロードされた音声データと会議資料に基づき、以下のフォーマットに従って詳細な議事録を作成してください。
【会議概要】
・日時：音声データより推測
・主な議題：
【決定事項】
・確定した方針や承認された内容を箇条書きで。
・誰が承認したかも明記すること。
【ネクストアクション】
・タスク内容 / 担当者 / 期限 の形式でリスト化すること。
・期限が明言されていない場合は『未定（要確認）』とすること。
【議論の要点と懸念点】
・議論が紛糾したポイントや、保留となった課題についてまとめること。」
このように指示を出すことで、AIは膨大なテキストデータの中から指定された情報だけをピンポイントで抽出し、整理整頓された状態で提示してくれます。もし出力内容が薄いと感じたら、「もっと具体的に書いて」「数値データを含めて」とチャットで追加指示を出せば、何度でも修正してくれます。
Gemini搭載による長文解析のメリット
NotebookLMの裏側には、Googleが誇る最新かつ最高峰のAIモデル「Gemini 1.5 Pro」が搭載されています（2026年現在）。このモデルが議事録作成において最強である理由は、とてつもなく長いデータを一度に処理できる「ロングコンテキストウィンドウ」という能力にあります。
これまでの多くのAIモデルは、一度に記憶できる情報量に限界があり、2〜3時間を超えるような長時間の会議データや、数百ページに及ぶマニュアル資料を読ませると、最初の方の内容を忘れてしまったり、エラーが出たりすることがありました。そのため、人間が手作業でデータを分割して少しずつ読ませる必要があったのです。
しかし、Gemini 1.5 Proを搭載したNotebookLMなら、その心配はほぼ無用です。本一冊分に相当するような膨大なテキスト量でも丸ごと飲み込み、全体の文脈を維持したまま高度な推論を行うことができます。つまり、「会議の冒頭で社長が言っていたビジョン」と「会議の最後に現場リーダーが提案した具体策」に矛盾がないか、といった長時間にわたる文脈の整合性チェックも一瞬で行えるのです。
さらに、NotebookLMの回答には必ず「参照元（Citation）」の番号が付与されます。AIが作った議事録の「決定事項」の横にある番号をクリックすると、元の音声データの該当箇所や、資料の該当ページが即座に表示されます。「本当にそんなこと言ったっけ？」と疑問に思った時、AIが勝手に嘘をついていないか（ハルシネーションの確認）を、元の音声を聞き直してすぐに裏取りできるのは、ビジネス用途として非常に大きな安心材料と言えるでしょう。
実践的なNotebookLMの使い方で議事録を効率化
基礎をしっかりと抑えたところで、ここからはさらに踏み込んだ実践的なテクニックをご紹介します。オフィスのデスクだけでなく、移動中や出張先でのスマホ活用、ファイルサイズの制限回避、さらには他ツールとの併用など、現場で直面する「リアルな課題」をクリアするためのノウハウです。
iPhoneやスマホでの録音活用テクニック
外出先や出張先での打ち合わせ、あるいはPCを開くのが憚られるようなランチミーティングなど、スマホで録音を行いたいシチュエーションは多いはずです。NotebookLMには現在のところ、PCブラウザ版と同等の機能を持つネイティブアプリ（App StoreやGoogle Playからインストールするもの）が存在しません。基本的にはスマホのブラウザ（ChromeやSafari）からアクセスして使うことになりますが、少し画面が狭く操作しづらいのが難点です。
そこで僕がおすすめするフローは、「スマホ純正アプリで録音」→「クラウド経由でPCへ連携」という王道パターンです。iPhoneユーザーなら標準の「ボイスメモ」アプリ、Androidユーザーなら「レコーダー」アプリを使いましょう。
特にAndroidユーザー、その中でもGoogle Pixelシリーズを使っている方は非常にラッキーです。Pixel標準の「レコーダー」アプリはただ録音するだけでなく、リアルタイムで高精度な文字起こしを行い、さらにそれをGoogleドキュメントとして自動的にクラウドへバックアップしてくれる機能があるからです。
これにより、会議が終わった瞬間にはすでにPCのGoogleドライブ上にテキストデータが用意されている状態になります。あとはそのテキストをNotebookLMに読み込ませるだけ。ケーブルをつないでデータを転送したり、メールで自分宛に送ったりする手間は一切不要です。まさにシームレスな連携と言えるでしょう。
iPhoneユーザーの場合も、手順はシンプルです。「ボイスメモ」で録音した後、共有ボタンをタップして「Googleドライブ」や「Dropbox」などのクラウドストレージアプリを選択し、保存します。PC側でそのクラウドフォルダを開けば、すぐにNotebookLMへのアップロードが可能になります。少しの手間ですが、帰社してからICレコーダーを取り込む作業に比べれば、雲泥の差ですよね。
スマホ録音時の注意点
スマホで録音する場合、着信や通知音で録音が中断されたり、雑音が入ったりするリスクがあります。重要な会議では必ず「機内モード」とおやすみモードをオンにし、通知をすべて遮断してから録音を開始することをおすすめします。
企業での安全性とセキュリティの注意点
業務でAIツールを導入しようとした時、どうしても避けて通れないのが「セキュリティ」の問題です。特に議事録には、未発表の新製品情報や人事に関する機密事項、取引先との契約内容など、絶対に外部へ漏らしてはいけない情報が含まれています。「便利なのはわかるけど、無料のAIツールに社外秘のデータをアップロードしても大丈夫なの？」「情報漏洩してニュースになったらどうしよう」と不安になるのは、ビジネスパーソンとして当然の感覚だと思います。
結論から申し上げますと、NotebookLMのセキュリティ仕様は、使用しているGoogleアカウントの種類によって大きく異なります。ここを正しく理解していないと、思わぬトラブルの元になりかねないので、しっかりと確認しておきましょう。
まず、企業や学校で契約している「Google Workspace（有料版・教育機関版など）」のアカウントでNotebookLMを利用する場合、入力したデータやアップロードしたファイル、AIとのチャット内容は、AIモデルの学習には一切使用されません。 Googleは企業向けサービスにおいて非常に厳格なデータ保護ポリシーを適用しており、あなたの会社の会議データが、他社のユーザーへの回答に使われるといったことは技術的に遮断されています。つまり、社内のGoogleドライブにファイルを置くのと同じレベルの安全性が担保されていると考えて差し支えないでしょう。
一方で、個人のGmailアカウント（無料版）で利用する場合は注意が必要です。基本的にはプライベートなデータとして扱われますが、サービスの品質向上や不具合報告のフィードバック送信時などに、一部のデータが人の目に触れたり、解析に使われたりする可能性がゼロとは言い切れません。
| アカウントの種類 | 学習への利用 | ビジネス利用の推奨度 |
|---|---|---|
| Google Workspace （企業・組織用） | なし （データは保護されます） | 推奨 （社内規定の確認は必須） |
| 個人用 Gmail （無料版） | 可能性あり （品質向上のため） | 非推奨 （機密情報は避けるべき） |
このように、業務で本格的に導入するのであれば、必ず会社から付与されたWorkspaceアカウントを使用することを強くおすすめします。また、いくらGoogle側のセキュリティが堅牢でも、会社の規定で「生成AIへのデータ入力禁止」となっている場合もあります。勝手に使い始めて後で問題にならないよう、必ず情報システム部門や上長に「NotebookLMを使いたいのですが、Google Workspaceのセキュリティ仕様に基づいているので問題ないでしょうか？」と確認をとるのが、社会人のマナーですね。
ファイル読み込みの上限と対処法
長時間にわたる戦略会議や、半日がかりのワークショップなどの議事録を作る際、高い頻度でぶつかる壁が「ファイルサイズ制限」です。NotebookLMは非常にパワフルですが、無限にデータを飲み込めるわけではありません。
現在（執筆時点）の仕様では、1つのソースファイルにつき「最大200MBまで」、または「音声の長さが4時間未満」という制限が設けられています。一見十分な容量に見えますが、高音質（WAV形式など）で録音していると、たった2時間の会議でも簡単に200MBを超えてしまうことがあります。アップロードしようとして「ファイルが大きすぎます」というエラーが出ると、せっかくのやる気も削がれてしまいますよね。
でも安心してください。この問題はファイルの形式を少し工夫するだけで簡単に解決できます。
一番確実で効果的なのは、音声ファイルをMP3形式に圧縮・変換することです。音声データの容量は「ビットレート」で決まりますが、会議の議事録作成用途であれば、音楽のような高音質は必要ありません。ビットレートを「128kbps」あるいは「96kbps」程度まで下げてMP3変換すれば、ファイルサイズを元の10分の1以下に圧縮することも可能です。これなら、4〜5時間の長丁場の会議でも余裕で200MB以下に収まります。
「変換ソフトなんて持ってないよ」という方も、WindowsやMacには標準で使えるツールがあったり、ブラウザ上で完結する安全な変換サイトもあったりします。個人的には、会議が終わったらまず「MP3に変換する」という作業をルーティンにしてしまうのが、エラー回避の一番の近道かなと思います。
アップロードエラー時のチェックリスト
- ファイル形式はMP3になっていますか？（WAVは重すぎます）
- ファイルサイズが200MBを超えていませんか？
- 録音時間が長すぎる場合は、ファイルを「前半」「後半」に分割しましたか？
- 無音部分が長く続いていませんか？（カットすると軽くなります）
もしどうしても分割などの編集が面倒な場合は、あらかじめボイスレコーダーの録音設定を「MP3 / 128kbps」にしておくのが賢い対策です。これなら録って出しですぐに使えますからね。
CLOVA Noteと併用する賢い運用フロー
ここまでNotebookLMの機能を中心に解説してきましたが、正直に言いますと、日本のビジネスシーンにおいて音声認識の精度、特に「話者の聞き分け（誰が話したか）」に関しては、LINE WORKSが提供する「CLOVA Note（クローバノート）」の右に出るツールはまだ少ないのが現状です。
CLOVA Noteは、参加者の声を識別して「Aさん」「Bさん」と自動で振り分ける機能がずば抜けて優秀です。しかし、CLOVA Note単体では「資料の中身と照らし合わせる」ことや「複雑な指示で要約を作る」ことはできません。一方、NotebookLMはその「分析と統合」が得意です。
それなら、両方の「いいとこ取り」をしてしまえばいいと思いませんか？ 僕が現場で実践し、最も効率が良いと感じているのが、この2つのツールを連携させるハイブリッド運用フローです。
最強の議事録作成 4ステップ
- CLOVA Noteで録音＆文字起こし
まずはCLOVA Noteアプリを使って会議を録音します。会議終了後、自動で文字起こしされたテキストを確認し、必要であれば「参加者1」を「佐藤部長」のように名前だけ修正します。 - テキストデータをダウンロード
CLOVA Noteのメニューから、文字起こし結果を「テキストファイル」としてダウンロードします。タイムスタンプを含めると便利です。 - NotebookLMに投入
ここで初めてNotebookLMを開きます。ダウンロードしたテキストファイルと、会議で使ったPDF資料を一緒にアップロードします。 - プロンプトで指示出し
「佐藤部長の発言を中心に、決定事項をまとめて」といった具体的な指示を出せば、話者名入りの完璧な議事録が一瞬で完成します。
この手順を踏むことで、「誰の発言か正確にわかる発言録」と、「資料の文脈まで理解した高度な要約」の両方を手に入れることができます。少し手数は増えますが、あとから手作業で「これは誰の発言だっけ？」と修正する時間を考えれば、トータルの作業時間は半分以下に短縮できるはずです。
特に、大人数が参加する会議や、発言者の特定が重要な人事・評価に関わる会議では、このハイブリッド方式が間違いなく最強のソリューションになるでしょう。
NotebookLMの使い方を極めて議事録を改革
いかがでしたでしょうか。NotebookLMは、単に「文字起こしをしてくれるツール」ではありません。会議の音声データと配布資料という、本来ならバラバラに管理されていた情報を一つにまとめ、いつでも自由に検索・質問できる「専属のナレッジベース」に変えてくれる革新的なパートナーです。
「あの時の会議で、予算についてどういう結論になったっけ？」
ふとそう思った時、これまではフォルダの奥底にあるWordファイルを探し回り、録音データを早送りして聞き直す必要がありました。しかしNotebookLMがあれば、チャット欄に「予算の結論を教えて」と打ち込むだけ。音声と資料の双方から根拠を見つけ出し、「〜という理由で、〇〇万円で承認されました」と即答してくれます。
確かに、話者識別の弱さやファイル制限といった多少の「クセ」はあります。しかし、今回ご紹介したようなスマホ連携やCLOVA Noteとの併用テクニックを駆使すれば、それらの課題は十分にカバーできますし、それ以上の圧倒的な時短効果を得られるはずです。
議事録作成のために残業するのは、もう終わりにしましょう。まずは次の会議から、ボイスレコーダーとPDF資料を用意して、NotebookLMに「あとは頼んだ」と任せてみてください。空いた時間で本来の業務に集中できる、新しい働き方があなたを待っています。
