TeamsでCopilotを使い始めたものの、思うような要約にならなかったり、タスクの担当者が抜けてしまったりして困っていませんか。インテリジェントレキャップの標準機能だけでは、会社特有のフォーマットに合わせるのが少し難しいですよね。
実は、簡単なプロンプトの工夫や文字起こしの設定を見直すだけで、決定事項やアクションアイテムがパッと整理された議事録が作成できるようになります。Teams Premiumとの違いや、ボタンが出ないといったトラブルの対処法も合わせて知っておくと安心です。この記事では、コピペで使えるプロンプト例と、日々の会議で役立つ使い方を分かりやすくお届けしますね。
- Teams Copilotでそのまま使える便利な議事録プロンプト例
- 決定事項やアクションアイテムを漏らさず抽出するコツ
- Teams PremiumとCopilotの機能の違いや文字起こし設定
- Copilotが表示されないときのチェックポイントと対処法
teams copilot 議事録プロンプト例の基本と活用
まずは、Teams Copilotを使って効率的に議事録を作成するための基礎知識と、日々の業務でそのまま使える標準的なプロンプトのパターンを見ていきましょう。
プロンプトテンプレートの基本
Teams Copilotに議事録を作ってもらうときは、指示の出し方がとても大切です。単に「議事録を作って」と頼むだけだと、AIが汎用的な要約を出力してしまい、業務で必要な情報が抜けてしまうことがあります。生成AIに対して適切なコンテキスト（背景情報）や具体的な命令を与えることで、出力の精度やビジネスにおける実用性は飛躍的に向上します。
精度の高い出力を得るためには、「目的」「背景」「フォーマット」「参照元」の4要素を意識して指示を与えるのがコツです。以下は、日々の社内会議で汎用的に使える標準的なプロンプト例です。
【汎用議事録プロンプト例】
以下の制約条件および出力フォーマットに従い、この会議のトランスクリプトから正式な議事録を作成してください。
制約条件：
・トランスクリプトに直接記録されている事実のみを抽出し、客観的な表現でまとめてください。
・担当者や期限が明言されていない項目は、空白にせず「未定」または「要確認」と明記してください。
・会議内で用いられた専門用語や社内略称はそのまま使用してください。
・重要な数値、日付、決定結果は太字で強調してください。
出力フォーマット：
1. 会議概要（日時、参加者、目的）
2. 決定事項（箇条書き）
3. アクションアイテム（タスク内容、主担当者、完了期限、成果物）
4. 議題別 議論の詳細（背景、主な意見、結論）
5. 保留事項・次回持ち越し課題
このように、あらかじめ出力フォーマットや制約条件を指定しておくことで、手作業での修正作業やフォーマット調整の手間がほとんどかからない綺麗な議事録を一瞬で作成できます。会議直後の記憶が鮮明なうちに迅速にチーム内に共有できるため、業務全体のスピード感も大きく高まるかなと思います。
決定事項とアクションアイテムの抽出
会議の議事録で最も重要なのは、「何が決まったのか」と「誰がいつまでに何をするのか」を明確にすることですよね。雑談や議論の経過に埋もれがちな情報をピンポイントで抜き出したい場合は、抽出に特化したプロンプトを使うのがおすすめです。
特にプロジェクト管理やチーム内でのタスク分配を行う場面では、誰がどの業務に責任を持つのかが曖昧だと、後々のトラブルや実行漏れの原因になってしまいます。AIに対して構造化された表形式での出力を指定することで、視認性の高いタスクリストを即座に作成可能です。
【決定事項・タスク抽出プロンプト例】
この会議のトランスクリプトを走査し、「合意された決定事項」と「発生したアクションアイテム」のみを抽出してください。議論の経過や雑談は除外してください。
【確定した決定事項】
・何が正式に決定されたかを端的に箇条書きで示してください。
・承認者が明らかな場合は発言者名を付記してください。
【ネクストアクション一覧】
以下の列を持つ表形式で出力してください。
[タスク内容 | 主担当者 | 完了期限 | 完了条件]
※担当者や期限が未確定のものは「要確認」と記載してください。
ネクストアクション一覧を出力する際、テーブルレイアウトを活用することで情報が整然と並び、スマートフォンやPCの画面上でも一目で確認できるようになります。また、AIが勝手に推測して不足している情報を補完してしまわないよう、「トランスクリプトにないものは要確認と書く」というネガティブプロンプトを入れておくことが、誤情報を防ぐ大きなポイントになります。
| タスク内容 | 主担当者 | 完了期限 | 完了条件 |
|---|---|---|---|
| 新機能仕様書の作成 | 山田 | 10月5日(金) | チーム内レビューの完了 |
| 見積書の再提出 | 佐藤 | 要確認 | クライアントへのメール送信 |
| 次回会議の日程調整 | 鈴木 | 明日中 | 全員のスケジュール登録完了 |
上記のテーブルのように整理されていれば、会議後のフォローアップ作業も格段にスムーズになりますね。
使い方とインテリジェントレキャップ
TeamsでCopilotを使った議事録作成の流れはとてもシンプルです。基本的には、会議中に記録されたトランスクリプト（文字起こし）データを基にしてAIがリアルタイムあるいは事後に文章を生成してくれます。
会議が終わったあと、Teamsの該当会議画面を開くと「要約」タブ（インテリジェントレキャップ）が表示されます。ここには自動生成されたアジェンダ別の章立てや全体の要約が並んでいますが、さらに右上の「Copilot」アイコンをクリックすることで、チャット形式で追加の指示を出すことができます。
Copilotパネルの入力欄に先ほど紹介したようなプロンプトを貼り付けるだけで、自社の要望やフォーマットに沿った議事録がその場で仕上がります。さらに「もっと短くまとめて」「〇〇さんの発言を中心に整理して」といったインタラクティブな微調整もチャット上で自由に行えます。
なお、Copilotを活用した効果的なプロンプトの記述方法や、生成AI全般の活用テクニックについて詳しく知りたい方は、Microsoftの公式ドキュメント（出典：Microsoft Learn『Microsoft Copilot の概要』）なども合わせて確認しておくと、より理解が深まるかなと思います。
Teams Premiumとの違い
組織でTeamsを導入している際によく話題になるのが、「Teams Premium」と「Microsoft 365 Copilot」の機能の違いです。どちらもAIによる要約機能に関わっているため、少しややこしいですよね。
双方のライセンスは提供される価値や自動化の範囲が異なります。Teams Premiumは主に会議の管理・保護や標準的な自動要約機能（インテリジェントレキャップ）を提供するのに対し、Microsoft 365 Copilotは対話型AIとしてユーザーの自由な指示（プロンプト）に応答し、個別具体的なアウトプットを作成できる点が大きな特徴です。
機能の違いを一覧表で分かりやすくまとめると、以下のようになります。
| 機能項目 | Teams Premium | Microsoft 365 Copilot |
|---|---|---|
| 文字起こし（トランスクリプト） | 利用可能 | 利用可能 |
| 事後自動要約（インテリジェントレキャップ） | 利用可能（固定フォーマット） | 利用可能（Copilot統合） |
| 対話型プロンプト操作 | 不可 | 利用可能（自由指示） |
| Word/Outlook等の外部連携 | 不可 | 利用可能 |
Teams Premiumは、会議終了後に自動で決められた形式の要約を作ってくれる便利な機能です。一方で、プロンプトを入力してフォーマットを自由に変更したり、未決事項だけを深掘りして質問したりしたい場合はMicrosoft 365 Copilotのライセンスが必要になります。
会議中のみと会議後での文字起こし設定
Copilotを使って議事録を作成する際、前提として重要になるのが「文字起こし（トランスクリプション）」の設定です。Teams会議では、設定次第で「会議中のみCopilotを利用する（文字起こしデータを残さない）」か、「会議後も文字起こしデータを保存していつでも要約できるようにする」かを選択できます。
機密性の高い議題を扱う社内会議や、個人情報・機密情報を録音データとして残したくない顧客との打ち合わせでは、会議中のみ利用可能な設定にしておくことでセキュリティ面でのリスクを低減できます。一方で、後からじっくり議事録を作り込みたい通常業務では、文字起こしを有効にしてデータを保存しておく運用が一般的です。
文字起こしの設定手順や言語選択のポイントは以下の通りです。
文字起こしを保存する場合の手順
- 会議コントロールバーから「その他（…）」をクリックします。
- 「記録と文字起こし」から「文字起こしの開始」を選択します。
- 話者の言語が「日本語」になっているか確認します（英語等になっていると正しく変換されません）。
文字起こしを残さずリアルタイムのみ利用する場合の設定
- 会議オプションを開きます。
- 「Copilotを許可する」項目で「会議中のみ」を選択します。
会議の目的やセキュリティポリシーに応じて、これらの設定を柔軟に使い分けることが大切ですね。
Teams Copilotで議事録ボタンが出ない時の対処法
せっかくプロンプトを用意して会議に臨んだのに、「Teamsの画面上にCopilotボタンが表示されない」「要約タブが見当たらない」といったトラブルに直面することがあります。ここでは、ボタンが出ない場合に考えられる主な原因と、その解決策について解説します。
ライセンスと管理者の設定確認
Copilotボタンが表示されない最も頻繁な原因は、アカウントに対する適切なライセンスの割り当て不足、または管理者の設定による制限です。
まずチェックすべきポイントは、ご自身のアカウントに「Microsoft 365 Copilot」ライセンスが正しく付与されているかどうかです。また、組織のIT管理者が管理センター側でTeams内でのCopilot利用ポリシーをオフにしている場合も、画面上にアイコンが出現しません。自身で確認できない場合は、社内のITヘルプデスクや管理部門に問い合わせて設定状況を確認してもらいましょう。
録音・文字起こし機能のパーミッション
Copilotが会議内容を分析するためには、会議のトランスクリプト（文字起こし）または録音機能が有効化されている必要があります。
会議の開催者（ホスト）が文字起こしを開始していない場合や、会議ポリシーによって参加者に文字起こしの開始権限が与えられていない場合、Copilotアイコンがグレーアウトしたり、応答しなくなったりすることがあります。会議開始時に「文字起こしの開始」がしっかり実行されているか、必ず画面上の表示をチェックしてください。
アプリの更新とキャッシュクリア
ライセンスや権限に問題がないにもかかわらず表示されない場合は、Teamsアプリ自体のバージョンが古いか、ローカルのキャッシュデータが影響しているケースが考えられます。
Teamsは頻繁にアップデートが行われており、最新版でないと新しい機能やUI（ボタン配置）が反映されないことがあります。以下のステップでトラブルシューティングを試してみてください。
【表示トラブルの解消ステップ】
- Teamsの更新チェック：右上のプロフィールアイコン横の「…」から「アップデートのチェック」を実行する。
- Web版Teamsでの確認：ブラウザ版（EdgeやChrome）でTeamsを開き、Copilotが表示されるか試す。
- アプリの再起動・キャッシュ消去：Teamsを完全に終了し、タスクバーやバックグラウンドプロセスを切ってから再起動する。
ブラウザ版で正常に動作する場合は、デスクトップアプリ側のキャッシュが原因である可能性が高いため、Teamsのキャッシュクリアを行うと解決することが多いですよ。
よくある質問（FAQ）
最後に、Teams Copilotを議事録作成で活用する際によく寄せられる疑問と回答をまとめました。
Q. 会議中に途中から参加した場合でも、参加前の発言を含めて要約してくれますか？
A. はい、途中参加であっても、会議の開始時点から文字起こしが有効になっていれば、参加前の発言も含めた全体のトランスクリプトを基にCopilotが要約を作成してくれます。
Q. 複数人が同時に話したり、声が小さかったりすると精度は落ちますか？
A. マイクの音質や話者の重なりは文字起こしの精度に直接影響します。クリアなマイクの使用や、発言時以外はミュートにするなどの基本的な会議マナーを徹底することで、Copilotの要約精度も大幅に向上します。
Q. 作成された議事録をWordやOneNoteに直接書き出すことはできますか？
A. Copilotの応答結果にあるコピーボタンを使って任意の文書に貼り付けることができるほか、Microsoft 365 Copilot環境であれば「Wordで下書きを作成」などの指示を出して直接ドキュメント化することも可能です。
プロンプトのコツと設定方法を押さえておけば、毎回の会議後の負担が大幅に軽減されます。ぜひ本記事のプロンプト例をコピーして、明日の会議から活用してみてくださいね！
